Polityka prywatności

Obowiązuje od: 20.10.2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem portalu Imperial.org.pl („Portal”) jest przedsiębiorca IMPERIAL – AGENCJA POŚREDNICTWA I USŁUG MGR INŻ. ARCH. BARTOSZ CHOJNACKI, ul. Zwycięstwa 40, 75-037 Koszalin, NIP 669-186-43-20, REGON 330466792 („Imperial”, „Administrator”).

Kontakt w sprawach prywatności i realizacji praw osób, których dane dotyczą: biuro@imperial.org.pl. Wniosek można również przesłać pisemnie na wskazany adres korespondencyjny.

2. Kogo i jakich danych dotyczy Polityka?

1. Odwiedzający Portal: informacje techniczne niezbędne do wyświetlenia strony, ochrony przed nadużyciami, zabezpieczenia formularzy i prowadzenia logów, w tym adres IP, data i czas połączenia, identyfikatory techniczne oraz dane zapisane w plikach cookies lub pamięci przeglądarki.
2. Kandydaci aplikujący przez formularz Imperial: imię i nazwisko, e-mail, treść wiadomości, nazwa pliku i zawartość dobrowolnie przesłanego CV, identyfikator oferty oraz informacja o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną.
3. Ogłoszeniodawcy i ich przedstawiciele: nazwa podmiotu, typ ogłoszeniodawcy, adres e-mail kontaktowy, dane dotyczące oferty, a także informacje niezbędne do jej przyjęcia, moderowania i obsługi. Treść publicznego ogłoszenia może zawierać informacje wskazane przez ogłoszeniodawcę jako przeznaczone do publikacji.
4. Osoby kontaktujące się z Imperial: dane podane w korespondencji, w tym imię, adres e-mail i opis sprawy.
5. Użytkownicy uprawnieni do obsługi administracyjnej: dane konta WordPress niezbędne do uwierzytelniania, nadawania uprawnień i bezpieczeństwa systemu.

Nie wymagamy podawania numeru telefonu w publicznych formularzach aplikowania i dodawania ofert. Prosimy nie zamieszczać w CV zbędnych danych szczególnych kategorii, w szczególności danych o zdrowiu, przekonaniach czy przynależności związkowej, jeśli nie ma ku temu zgodnej z prawem potrzeby.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Obsługa dodawania i moderacji ogłoszeń: realizacja usługi zgłoszonej przez ogłoszeniodawcę i związanej z nią komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba jest stroną umowy z Imperial, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na prawidłowej obsłudze ofert i kontaktów przedstawicieli podmiotów).
2. Przyjęcie i przekazanie aplikacji na konkretną ofertę: świadczenie usługi przekazania zgłoszenia, której kandydat żąda przez formularz (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w uzasadnionym zakresie obsługa i dokumentowanie zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dalsze przetwarzanie aplikacji w rekrutacji przez pracodawcę lub inny uprawniony podmiot podlega odrębnym zasadom tego podmiotu.
3. Kontakt, pytania i reklamacje: obsługa korespondencji oraz obrona uzasadnionych interesów Administratora i użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru sprawy), a w zakresie obowiązków ustawowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Bezpieczeństwo strony, przeciwdziałanie spamowi, logowanie zdarzeń i dochodzenie roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes w ochronie systemów i użytkowników oraz wykazaniu prawidłowości działania.
5. Wypełnianie obowiązków prawnych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeśli przepisy nakładają na Administratora obowiązek przechowywania lub ujawnienia określonych danych.
6. Opcjonalne technologie analityczne i marketingowe: jeżeli zostaną wdrożone, będą uruchamiane zgodnie z właściwymi podstawami prawnymi, w tym wymogami zgody na zapis lub odczyt informacji z urządzenia oraz – gdy wymagane – zgody RODO. Szczegóły określa Polityka cookies.

Potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności w formularzu nie jest zgodą marketingową ani zgodą na udział w przyszłych rekrutacjach. Dane nie są wykorzystywane do takich celów bez odrębnej, odpowiedniej podstawy prawnej.

4. Jak przebiega aplikowanie?

1. Formularz Imperial umożliwia aplikowanie bez konta; CV jest dobrowolne, a jego maksymalny rozmiar wynosi 5 MB.
2. Zgłoszenie zostaje zapisane w niepublicznej części WordPressa. Przesłane CV jest przechowywane w bazie w postaci szyfrowanej; dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby obsługujące Portal.
3. Dla ogłoszeń zgłoszonych bezpośrednio do Imperial system może przekazać ogłoszeniodawcy dane kontaktowe, wiadomość i – jeżeli ją załączono – kopię CV przez wiadomość e-mail. Ogłoszeniodawca odpowiada samodzielnie za zgodne z prawem przetwarzanie danych na dalszym etapie rekrutacji.
4. Jeśli przycisk „Aplikuj” otwiera formularz poza Imperial, na przykład w Polish Workers, dane wpisywane na stronie zewnętrznej nie są zbierane przez formularz Imperial. Przed wysłaniem należy zapoznać się z polityką prywatności właściwego serwisu.
5. Imperial nie podejmuje automatycznych decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu kandydata do pracy na podstawie profilowania. W Portalu mogą działać automatyczne kontrole techniczne ogłoszeń, np. poprawności stawek wynagrodzenia lub ograniczania spamu; nie stanowią one decyzji rekrutacyjnych wobec kandydatów.

5. Komu dane mogą być udostępniane?

Dostęp do danych, w niezbędnym zakresie, mogą otrzymywać: osoby upoważnione do administrowania Portalem; dostawca hostingu i utrzymania infrastruktury dhosting.pl; dostawcy poczty elektronicznej i usług technicznych wykorzystywanych przez Administratora; ogłoszeniodawca, któremu kandydat kieruje aplikację; uprawnione organy publiczne, jeżeli wynika to z obowiązującego prawa.

Treści ofert pracy mogą być tłumaczone przy użyciu usługi OpenAI API albo innego dostawcy tłumaczeń wybranego przez Operatora. Do usługi tłumaczeniowej przekazywane są treści ogłoszeń, a nie dokumenty CV ani dane zawarte w aplikacjach kandydatów. Wymaga to odrębnej oceny, jeżeli treść ogłoszenia zawiera dane osobowe osoby kontaktowej.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane mogą podlegać przekazaniu poza EOG tylko wówczas, gdy jest to zgodne z RODO i istnieje odpowiednia podstawa prawna, w tym decyzja o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm przewidziany przez prawo. Przed uruchomieniem bezpośredniego przekazywania aplikacji do ogłoszeniodawców poza EOG Administrator weryfikuje konieczne zabezpieczenia i informuje zainteresowane osoby o sposobie ich uzyskania.

W przypadku przejścia do zewnętrznego serwisu rekrutacyjnego dalszy transfer danych następuje zgodnie z zasadami jego operatora. Aktualny wykaz podmiotów technicznych i mechanizmów transferu można uzyskać pod adresem biuro@imperial.org.pl.

7. Jak długo przechowujemy dane?

1. Aplikacje przechowywane w systemie Imperial, wraz z lokalną kopią CV: zasadniczo do 90 dni od otrzymania. Portal posiada mechanizm cyklicznego usuwania, który wymaga prawidłowego działania harmonogramu WordPressa. Dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, zgodnie z cyklem retencji dostawcy; ewentualne dłuższe przechowywanie wynika wyłącznie z obowiązków prawnych lub konieczności ochrony przed roszczeniami.
2. Aplikacje przekazane ogłoszeniodawcom: dalszy czas przetwarzania określa właściwy administrator danych prowadzący rekrutację. Imperial nie ma automatycznej kontroli nad skopiowaną przez niego dokumentacją i jego pocztą.
3. Dane ogłoszeniodawców i ofert: przez okres przygotowania i publikacji oferty oraz niezbędnej archiwizacji, w tym udokumentowania rozpatrzenia zgłoszeń, wyjaśnienia sporów lub ochrony roszczeń; zależnie od rodzaju danych i wymogów prawnych.
4. Korespondencja i reklamacje: przez czas obsługi sprawy oraz czas konieczny do wykazania sposobu jej zakończenia albo dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. Dane techniczne: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i prawidłowym działaniem Portalu, z uwzględnieniem zasad retencji logów i kopii bezpieczeństwa u dostawcy infrastruktury.

Jeżeli przepisy nakazują dłuższe przechowywanie, okres zostanie odpowiednio wydłużony w zakresie wymaganym prawem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach wynikających z RODO przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją cofnąć w dowolnej chwili bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań z prawem.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem: biuro@imperial.org.pl. Administrator może poprosić o niezbędne potwierdzenie tożsamości, jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Przeglądanie publicznych ofert zasadniczo nie wymaga przekazywania imienia i nazwiska. W formularzach dane oznaczone jako obowiązkowe są konieczne do przyjęcia oferty albo aplikacji; bez nich wysłanie formularza może być niemożliwe. Dołączenie CV i podanie dodatkowych informacji w wiadomości są dobrowolne.

10. Cookies, ochrona formularzy i aktualizacje Polityki

Szczegółowe informacje o przechowywaniu danych w urządzeniu użytkownika zawiera Polityka cookies.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, m.in. HTTPS, ograniczenie uprawnień, ochronę formularzy i szyfrowanie lokalnie zapisanych CV. Żaden system informatyczny nie zapewnia jednak całkowitego wyeliminowania ryzyka.

Polityka może być aktualizowana po istotnych zmianach funkcji Portalu, sposobu przetwarzania danych lub przepisów. Aktualna wersja będzie dostępna na stronie Imperial.org.pl wraz z datą obowiązywania.

W formularzach działa Google reCAPTCHA v2, w związku z czym przeglądarka pobiera skrypt Google. Weryfikacja może wiązać się z przekazaniem do Google danych technicznych (np. IP, informacji o przeglądarce) oraz używaniem technologii przechowywania informacji na urządzeniu. Administrator włącza tę usługę dopiero po weryfikacji właściwych podstaw prawnych, zgód i ewentualnych transferów poza EOG. Zobacz także politykę prywatności Google.

W razie zgłoszenia nielegalnych treści przetwarzamy adres wskazanej oferty, uzasadnienie, kontakt zgłaszającego (jeśli przekazany) oraz decyzję administratora. Dane służą obsłudze zgłoszenia, udokumentowaniu rozstrzygnięcia i wykonaniu obowiązków prawnych. Zgłoszenia są dostępne wyłącznie w panelu administracyjnym.